These Terms of Service govern the rules for using the services provided by HIFASA and define the rights and obligations of the parties. Please read carefully before using the service.
1. Service Definition
HIFASA is a digital assistant designed to help hotels manage guest requests and operational processes in a more organized, fast, and efficient manner.
The system aims to route requests from guests to relevant departments, provide automated responses to frequently asked questions, and reduce operational workload.
2. Scope of Service
HIFASA:
1Forwards guest requests to relevant departments
2Provides automated responses to frequently asked questions based on pre-defined information
3Facilitates request and task tracking
4Aims to reduce staff workload and improve guest satisfaction
⚠️ Important: HIFASA does not replace hotel staff, is not a decision-making system, and serves solely as a supportive automation tool.
3. Request Management and Communication
HIFASA is used for forwarding and organizing requests from guests.
Auto-Reply
Instant responses to frequently asked questions
Routing
Requests are forwarded to relevant departments
Tracking
Task and request processes are monitored
Reporting
Operational data is reported
4. User Responsibilities
Businesses and users of the service have the following responsibilities:
1The business is responsible for the accuracy of information entered into the system.
2HIFASA cannot be held responsible for disruptions caused by incorrect or incomplete information.
3The system may only be used for lawful purposes.
4Uses that infringe on the rights of third parties must be avoided.
5. Privacy and Data Security
Data processed through the system is used solely for providing the service and is not shared with third parties.
HIFASA accepts no responsibility in the following situations:
1Internet connectivity interruptions or technical failures
2Incorrect system configuration by the user
3Service outages of third-party platforms (WhatsApp, etc.)
4Force majeure events
7. Service Suspension and Termination
HIFASA reserves the right to suspend or terminate the service without prior notice due to violations of the Terms of Service, misuse of the service, or technical/operational requirements. In case of service termination, parties will be notified within a reasonable time.
8. WhatsApp Business API Usage
For scenarios such as bulk messaging, announcements, and mass notifications, the use of WhatsApp Business API infrastructure is recommended.
Template Management: Message templates, communication flows, and automation frameworks for WhatsApp Business API are prepared and managed by HIFASA.
Setup Support: Step-by-step guidance and technical support is provided during the WhatsApp Business API authorization and setup process.
Role Definition: HIFASA acts as an integration, automation, and technical configuration provider on this infrastructure.
9. Updates and Changes
HIFASA may make updates and improvements to the system to enhance service quality. These updates will be applied in a manner that does not adversely affect the core operation of the service. Significant changes to the Terms of Service will be communicated to users.
Kullanım Koşulları
Son güncelleme: 6 Mart 2026
Bu Kullanım Koşulları, HIFASA tarafından sunulan hizmetlerin kullanımına ilişkin kuralları ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler. Hizmeti kullanmaya başlamadan önce lütfen dikkatlice okuyunuz.
1. Hizmet Tanımı
HIFASA, otellerin misafir taleplerini ve operasyonel süreçlerini daha düzenli, hızlı ve verimli şekilde yönetebilmesi amacıyla sunulan dijital bir asistandır.
Sistem; misafirlerden gelen taleplerin ilgili departmanlara yönlendirilmesini, sıkça sorulan sorulara otomatik yanıtlar verilmesini ve operasyonel iş yükünün azaltılmasını hedefler.
2. Hizmetin Kapsamı
HIFASA;
1Misafir taleplerini ilgili birimlere iletir
2Önceden tanımlı bilgiler doğrultusunda sıkça sorulan sorulara otomatik yanıtlar verir
3Talep ve görev takibini kolaylaştırır
4Personel iş yükünü azaltmayı ve misafir memnuniyetini artırmayı amaçlar
⚠️ Önemli: HIFASA, otel personelinin yerine geçmez, karar verici bir sistem değildir ve yalnızca destekleyici bir otomasyon aracı olarak hizmet verir.
3. Talep Yönetimi ve İletişim Şekli
HIFASA, misafirlerden gelen taleplerin iletilmesi ve organize edilmesi amacıyla kullanılır.
Otomatik Yanıt
Sık sorulan sorulara anında yanıt verilir
Yönlendirme
Talepler ilgili departmanlara iletilir
Takip
Görev ve talep süreçleri izlenir
Raporlama
Operasyonel veriler raporlanır
4. Kullanıcı Sorumlulukları
Hizmeti kullanan işletme ve kullanıcılar aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:
HIFASA aşağıdaki durumlarda sorumluluk kabul etmez:
1İnternet bağlantısı kesintileri veya teknik arızalar
2Kullanıcının sistemi yanlış yapılandırması
3Üçüncü taraf platformların (WhatsApp vb.) hizmet kesintileri
4Mücbir sebep halleri
7. Hizmet Askıya Alma ve Sonlandırma
HIFASA, kullanım koşullarının ihlali, hizmetin kötüye kullanımı veya teknik/operasyonel gereklilikler nedeniyle hizmeti önceden bildirimde bulunmaksızın askıya alma veya sonlandırma hakkını saklı tutar. Hizmet sonlandırılması durumunda taraflara makul süre içinde bildirim yapılır.
8. WhatsApp Business API Kullanımı
Toplu mesajlaşma, duyuru ve toplu bilgilendirme gibi senaryolarda WhatsApp Business API altyapısının tercih edilmesi önerilir.
Şablon Yönetimi: WhatsApp Business API kapsamında kullanılacak mesaj şablonları, iletişim akışları ve otomasyon kurguları HIFASA tarafından hazırlanır ve yönetilir.
Kurulum Desteği: WhatsApp Business API yetkilendirme ve kurulum sürecinde, ilgili işletmeye adım adım yönlendirme ve teknik destek sağlanır.
Rol Tanımı: HIFASA, bu altyapı üzerinde entegrasyon, otomasyon ve teknik yapılandırma sağlayıcısı olarak görev alır.
9. Güncellemeler ve Değişiklikler
HIFASA, hizmet kalitesini artırmak amacıyla sistem üzerinde güncellemeler ve iyileştirmeler yapabilir. Bu güncellemeler, hizmetin temel işleyişini olumsuz etkilemeyecek şekilde uygulanır. Kullanım Koşullarında yapılan önemli değişiklikler kullanıcılara bildirilir.