HIFASA
Back to site

Terms of Service

Last updated: March 6, 2026

These Terms of Service govern the rules for using the services provided by HIFASA and define the rights and obligations of the parties. Please read carefully before using the service.

1

Service definition

HIFASA is a digital assistant designed to help hotels manage guest requests and operational processes in a more organized, fast, and efficient manner.

The system aims to route requests from guests to relevant departments, provide automated responses to frequently asked questions, and reduce operational workload.

2

Scope of service

HIFASA:

  1. Forwards guest requests to relevant departments
  2. Provides automated responses to frequently asked questions based on pre-defined information
  3. Facilitates request and task tracking
  4. Aims to reduce staff workload and improve guest satisfaction

HIFASA does not replace hotel staff, is not a decision-making system, and serves solely as a supportive automation tool.

3

Request management and communication

HIFASA is used for forwarding and organizing requests from guests.

Auto-reply
Instant responses to frequently asked questions
Routing
Requests are forwarded to relevant departments
Tracking
Task and request processes are monitored
Reporting
Operational data is reported
4

User responsibilities

Businesses and users of the service have the following responsibilities:

  1. The business is responsible for the accuracy of information entered into the system.
  2. HIFASA cannot be held responsible for disruptions caused by incorrect or incomplete information.
  3. The system may only be used for lawful purposes.
  4. Uses that infringe on the rights of third parties must be avoided.
5

Privacy and data security

Data processed through the system is used solely for providing the service and is not shared with third parties. For details, see the Data Protection Disclosure and the Privacy Policy.

6

Limitation of liability

HIFASA accepts no responsibility in the following situations:

  1. Internet connectivity interruptions or technical failures
  2. Incorrect system configuration by the user
  3. Service outages of third-party platforms (WhatsApp, etc.)
  4. Force majeure events
7

Service suspension and termination

HIFASA reserves the right to suspend or terminate the service without prior notice due to violations of the Terms of Service, misuse of the service, or technical and operational requirements. In case of service termination, parties will be notified within a reasonable time.

8

WhatsApp Business API usage

For scenarios such as bulk messaging, announcements, and mass notifications, the use of WhatsApp Business API infrastructure is recommended.

Template management
Message templates, communication flows, and automation frameworks for WhatsApp Business API are prepared and managed by HIFASA.
Setup support
Step-by-step guidance and technical support is provided during the WhatsApp Business API authorization and setup process.
Role definition
HIFASA acts as an integration, automation, and technical configuration provider on this infrastructure.
9

Updates and changes

HIFASA may make updates and improvements to the system to enhance service quality. These updates will be applied in a manner that does not adversely affect the core operation of the service. Significant changes to the Terms of Service will be communicated to users.

Kullanım Koşulları

Son güncelleme: 6 Mart 2026

Bu Kullanım Koşulları, HIFASA tarafından sunulan hizmetlerin kullanımına ilişkin kuralları ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler. Hizmeti kullanmaya başlamadan önce lütfen dikkatlice okuyunuz.

1

Hizmet tanımı

HIFASA, otellerin misafir taleplerini ve operasyonel süreçlerini daha düzenli, hızlı ve verimli şekilde yönetebilmesi amacıyla sunulan dijital bir asistandır.

Sistem; misafirlerden gelen taleplerin ilgili departmanlara yönlendirilmesini, sıkça sorulan sorulara otomatik yanıtlar verilmesini ve operasyonel iş yükünün azaltılmasını hedefler.

2

Hizmetin kapsamı

HIFASA;

  1. Misafir taleplerini ilgili birimlere iletir
  2. Önceden tanımlı bilgiler doğrultusunda sıkça sorulan sorulara otomatik yanıtlar verir
  3. Talep ve görev takibini kolaylaştırır
  4. Personel iş yükünü azaltmayı ve misafir memnuniyetini artırmayı amaçlar

HIFASA, otel personelinin yerine geçmez, karar verici bir sistem değildir ve yalnızca destekleyici bir otomasyon aracı olarak hizmet verir.

3

Talep yönetimi ve iletişim şekli

HIFASA, misafirlerden gelen taleplerin iletilmesi ve organize edilmesi amacıyla kullanılır.

Otomatik yanıt
Sık sorulan sorulara anında yanıt verilir
Yönlendirme
Talepler ilgili departmanlara iletilir
Takip
Görev ve talep süreçleri izlenir
Raporlama
Operasyonel veriler raporlanır
4

Kullanıcı sorumlulukları

Hizmeti kullanan işletme ve kullanıcılar aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

  1. Sisteme girilen bilgilerin doğruluğundan işletme sorumludur.
  2. HIFASA, yanlış veya eksik bilgi nedeniyle oluşabilecek aksaklıklardan sorumlu tutulamaz.
  3. Sistem yalnızca yasal amaçlar doğrultusunda kullanılabilir.
  4. Üçüncü tarafların haklarını ihlal edecek kullanımlardan kaçınılmalıdır.
5

Gizlilik ve veri güvenliği

Sistem üzerinden işlenen veriler, yalnızca hizmetin sunulması amacıyla kullanılır ve üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Ayrıntılar için KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası sayfalarına bakabilirsiniz.

6

Sorumluluk sınırlaması

HIFASA aşağıdaki durumlarda sorumluluk kabul etmez:

  1. İnternet bağlantısı kesintileri veya teknik arızalar
  2. Kullanıcının sistemi yanlış yapılandırması
  3. Üçüncü taraf platformların (WhatsApp vb.) hizmet kesintileri
  4. Mücbir sebep halleri
7

Hizmet askıya alma ve sonlandırma

HIFASA, kullanım koşullarının ihlali, hizmetin kötüye kullanımı veya teknik ve operasyonel gereklilikler nedeniyle hizmeti önceden bildirimde bulunmaksızın askıya alma veya sonlandırma hakkını saklı tutar. Hizmet sonlandırılması durumunda taraflara makul süre içinde bildirim yapılır.

8

WhatsApp Business API kullanımı

Toplu mesajlaşma, duyuru ve toplu bilgilendirme gibi senaryolarda WhatsApp Business API altyapısının tercih edilmesi önerilir.

Şablon yönetimi
WhatsApp Business API kapsamında kullanılacak mesaj şablonları, iletişim akışları ve otomasyon kurguları HIFASA tarafından hazırlanır ve yönetilir.
Kurulum desteği
WhatsApp Business API yetkilendirme ve kurulum sürecinde, ilgili işletmeye adım adım yönlendirme ve teknik destek sağlanır.
Rol tanımı
HIFASA, bu altyapı üzerinde entegrasyon, otomasyon ve teknik yapılandırma sağlayıcısı olarak görev alır.
9

Güncellemeler ve değişiklikler

HIFASA, hizmet kalitesini artırmak amacıyla sistem üzerinde güncellemeler ve iyileştirmeler yapabilir. Bu güncellemeler, hizmetin temel işleyişini olumsuz etkilemeyecek şekilde uygulanır. Kullanım Koşullarında yapılan önemli değişiklikler kullanıcılara bildirilir.